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Conservation et stockage des factures sous format numérique


Numériser oui, mais sous certaines conditions…

En termes de conservation et de stockage des documents comptables, les règles se sont assouplies.

L’administration permet depuis 2016 aux entreprises de conserver de manière dématérialisée les factures d’achat et de vente, selon des modalités bien précises.


Celles-ci sont applicables à compter du 30 mars 2017, avec une tolérance sur les factures antérieures.


Modalités de numérisation

La transformation d’un format papier à un format informatique doit se faire à l’identique, que

ce soit en termes de contenu et de couleur. L’administration admet cependant l’absence de couleur si celle-ci n’a pas d’intérêt dans la compréhension de la facture.


Modalités de stockage

L’assujetti peut effectuer la numérisation lui-même ou confier cette mission à une tierce personne. Confier cette mission à un tiers n’enlève pas à l’assujetti son obligation de conservation des factures au regard de la TVA.

En effet, l’assujetti ne pourra imputer la défaillance de récupération des documents à la tierce personne en question en cas de contrôle de l’administration.

De plus, chaque document comptable numérisé doit être conservé sous format PDF et contenir l’une des informations suivantes :

- Un cachet du serveur sur un certificat conforme au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile,

- Une empreinte numérique,

- Une signature électronique,

- Tout dispositif de sécurité fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification.

Chaque numérisation doit être horodatée.


Pièces justificatives donnant droit à déduction

Une facture d’achat ou de vente numérisée selon les conditions énumérées ci-dessus constitue donc une pièce justificative ouvrant droit fiscalement à une déduction en matière de taxes.

Pour une facture numérisée ne remplissant pas les conditions, l’administration peut demander à ce qu’un format papier lui soit présenté. Si celui-ci est dans l’incapacité de lui présenter alors la déduction de la taxe peut être remise en cause.


Notre solution de facturation répond à l'ensemble de ces critères : contactez-nous pour en savoir plus.

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